Як кінофестиваль зекономив 100 годин робити працівників

Під час масштабних заходів працівники ОМКФ витрачали багато часу на оформлення документів з рекламодавцями. Менеждер, юрист та бухгалтер вручну вносили реквізити, корегували послуги, розраховували ціни. Ми допомогли автоматизувати всі процеси. Детальніше — в кейсі


Клієнт
Одеський міжнародний кінофестиваль (ОМКФ) — один з найбільших глядацьких кінофестивалів у Східній Європі. Популярізує якісне інтелектуальне кіно серед українців та розвиває український кінематограф у нашій країні та за кордоном.
Біль
Кінофестиваль проводить масштабні заходи, на яких пропонує пакет рекламних послуг для брендів — до 50 видів під час одного заходу. Підготовка та погодження документів для співпраці з рекламодавцями забирали багато часу та сил у менеджера проєкту, юриста та бухгалтера.
Завдання
  • Збільшити кількість документів, які може обробити юрист
  • Вивільнити час юриста від типової механічної роботи
  • Прискорити процес погодження документів
Що ми зробили
  • Зробили таблицю на Google Sheets, у якій зібрали всю інформацію про співпрацю з рекламодацями
  • Створили чатбота на pipe.bot та поєднали його з відкритими даними Опендатабот, який:
    • автоматично генерує договори та додатки з рекламними послугами, вставляє потрібні дані з таблиці, перевіряє контрагентів, розраховує ціну та ПДВ
    • відправляє документи на погодження менеджеру, юристу і бухгалтеру.
Результат
  • Зекономлено близько 100 годин роботи працівників (менеджера, юриста, бухгалтера)
  • Кількість технічних помилок при заповненні документів звелась до 0.
  • З документами зручно працювати, бо вони збираються в одній таблиці.

Технології та сервіси
Для вирішення цього завдання ми використали такі інструменти:

  • pipe.bot
  • Опендатабот
  • Google Sheets
  • Google Docs
  • Gmail
      Кому може бути корисно?
      Рекламним агенствам та організаторам заходів, які працюють з великою кількістю підрядників та рекламодавців.
      Інші кейси